اتوماسيون اداري تحت وب اتوماسيون اداري تحت وب .

اتوماسيون اداري تحت وب

انواع اتوماسيون اداري تحت وب


سيستم اتوماسيون اداري تحت وب  بصورت يكپارچه ميباشد به طوريكه اتوماسيون اداري با ساير محصولات وظيفه ايجاد ارتباطات و آرشيو اسناد را به عهده دارد و هزينه هاي دوباره كاريها را كاهش مي دهد. يكي از چالش هاي اساسي سازمان ها و شركت ها، نظم نظام اداري و گردش كار آنهاست كه به صورت سنتي انجام مي پذيرد. نامه نگاري هاي كاغذي در سازمان، خود باعث خيلي از مشكلات و كنديها مي شود و در مجموع هزينه هاي بالايي را بر سازمان تحميل مي نمايد.

با وجود نرم افزار اتوماسيون اداري و دبيرخانه بسياري از اين مسائل مرتفع مي شود. يك سيستم اتوماسيون هنگامي كارآمد است كه WorkFlow يا موتور گردش كاري داشته باشد. يعني گردش اسناد و ارسال نامه ها در سازمان بصورت اتوماتيك و الكترونيكي و با يك ساختار از قبل تعيين شده انجام شوند. بدين ترتيب مرحله بعدي چرخش يك نامه به جاي حافظه پرسنل به يك سيستم قوي، كارآمد و خودكار سپرده مي شود.

مديريت و برنامه ريزي كارها ،نامه ها و امكان يادآوري رويدادها از امكانات قدرتمند ديگر سيستم اتوماسيون اداري است. امكان نظارت مديران بر تمام مراحل و كارهاي پرسنل خود از امكانات قدرتمند مديريتي اين نرم افزار است. با استفاده از يك سيستم اتوماسيون اداري تحت وب مي توانيد به راحتي نظم و هماهنگي را براي سازمان خود به ارمغان آوريد.


سيستم اتوماسيون اداري

امروز اكثر سازمانها از اتوماسيون اداري بعنوان يك ابزار مفيد در جهت كاهش هزينه ها و افزايش نظم و بهره وري سازمان خود استفاده مي كنند. اتوماسيون اداري تحت وب وابستگي به موقعيت مكاني كاربر ندارد. و كاربر در هر زمان و هر مكان مي تواند از طريق اينترنت به اطلاعات سازمان دسترسي پيدا كند. براي استفاده از اتوماسيون اداري تحت وب كافي است از يكي از بروزرها مانند IE، FireFox ، chrom و ... استفاده كنيد.

در اتوماسيون اداري گردش مكاتبات اداري درون سازماني و برون سازماني به آساني امكان پذير مي گردد. حتي سازمان هايي كه داراي چندين شعبه و پراكندگي جغرافيايي بالايي هستند ميتوانند با اين نرم افزار بسياري از چالش هايي كه در سيستم هاي سنتي وجود دارد را بر طرف نمايند.

در اتوماسيون اداري تحت وب هر كاربر داراي يك كارتابل شخصي است كه در آن مي تواند نامه هاي وارده خود را رويت نمايد و پاسخ نامه اداري را براي ساير كاربران ارسال نمايد و سوابق نامه ها و مكاتبات قبلي خود را آرشيو الكترونيك كند. در هر نامه امكان قرار دادن يادآوري نامه، ستاره دار كردن نامه ، گردش كار (work flow) يك نامه وجود دارد. هر نامه قابليت امضا الكترونيكي دارد و به آساني ميتواند يك نامه را براي ديگران ارجاع داد هر شخص مي تواند نامه هاي خود را بر اساس سليقه سازمان يا مطابق نياز خودش دسته بندي نمايد و فرايند كارها را خودكار مديريت مي كند بدين صورت نظم كارهاي شخصي و آرشيو نامه ها در سازمان بهبود قابل توجه خواهد يافت.

يكي از ويژگيهاي برجسته اتوماسيون اداري راحتي كاربري آن و سرعت بالاي بارگزاري صفحات آن در محيط وب است. بطوريكه كاربران مبتدي نيز ميتوانند به آساني با آن ارتباط برقرار كنند و بدون آموزش از آن استفاده نمايند. سرعت اين نرم افزار در حجم كاربر بالا مثال زدني است، بطوريكه در بسياري از دانشگاههاي كشور با تعداد كاربر همزمان 4000 نفر بدون هيچ چالشي توانسته اند از اين نرم افزار بهره وري لازم را داشته باشند. سيستم اتوماسيون اداري پافكو از امنيت و كيفيت بسيار بالايي برخوردار است بطوري كه كاربران نرم افزار اتوماسيون اداري تحت وب ميتوانند با خيالي آسوده نامه هاي خود را تحت بستر شبكه امن با پروتكل SSL ارسال و دريافت كنند. 

كارتابل

ارائه كارتابل با قابليت نگهداري كليه مكاتبات به تفكيك وارده، صادره، پيش نويس براي هر يك از كاربران

امكان تعريف پوشه بندي در كارتابل به دلخواه و دسته بندي نامه هاي كارتابل در هر پوشه به تفكيك كاربران

قابليت پياده سازي در هلدينگ و شركت هاي تحت پوشش بصورت متمركز با سطح دسترسي بسيار بالا

قابليت رديابي نامه ها از مرحله ورود يا ثبت به همراه كليه گردش هاي انجام شده نسبت به آن

امكان پاسخ گويي و ارجاع نامه

قابليت الصاق فايل به هر نامه و پاسخ آن ها

دبيرخانه

تشكيل پرونده براي كليه سازمان ها، نهادها، اشخاص حقيقي و حقوقي (طرف مكاتبه)

امكان گروه بندي طرف مكاتبه

امكان تعريف پرسنل به همراه پست سازماني و واحد سازماني آن ها

قابليت تخصيص پست سازماني به جانشين براي محدوده خاص جهت تفويض

امكان تعريف شرح رونوشت نامه

امكان تعريف انواع دبيرخانه محلي

امكان تعريف نحوه ارسال نامه مانند: پست، فاكس، پيك، ارباب رجوع و ....

امكان تعريف موضوع نامه مانند: مكاتبه، بخشنامه، صورتجلسه و ....

امكان تعريف ارجيت نامه ها مانند: خيلي فوري، فوري و عادي

طبقه بندي نامه بر اساس اولويت بندي آن ها مانند: عادي، فوري، عمومي، محرمانه و خيلي محرمانه

معرفي انواع نامه مانند: فاكس، تلگرام، ياداشت، حكم و ...

امكان تعريف محدوده شاخص سال: شروع و پايان سال جديد

امكان تعريف آدرس پست الكترونيكي، آدرس پستي، شماره تلفن و ....


برچسب: ،
ادامه مطلب
امتیاز:
بازدید:
+ نوشته شده: ۱۹ خرداد ۱۳۹۸ساعت: ۱۲:۰۰:۰۰ توسط:نيلوفر موضوع: